01Audio
Liftstoring triage
Bewoner meldt een liftstoring; Carine verzamelt storingsdetails, controleert urgentie en schakelt de onderhoudsfirma in.
🇧🇪 Dagelijks aan het werk bij Belgische syndici
Uw AI-collega voor syndici
Een extra paar handen voor uw kantoor. Carine kent al uw gebouwen, dossiers en documenten, zoekt op wat u nodig hebt, staat bellers te woord, zet antwoorden klaar in uw mailbox en stelt brieven en verslagen op. Altijd bereikbaar, in uw bestaande omgeving.
Live demo · 24/7 bereikbaar
Bel Carine nu zelf.
Meld een liftstoring of lekkage, vraag naar een afrekening - en hoor hoe Carine het afhandelt.
Vlaams
+32 (2) 601 04 71
Frans
+32 (480) 20 69 63
Eén agent, overal
Eén agent, gebouwd op alle kennis van uw kantoor.
In de chatomgeving, in uw mailbox, in uw documenten of aan de telefoon: het is dezelfde Carine, met dezelfde kennis van uw basisakten, reglementen, dossiers en e‑mails. Kies waar u start, ze weet overal even veel.
01 · Verspreid
PDFBasisakte Zonnehof
MAILRe: lift blok B staat stil
DOCXReglement van inwendige orde
CRMDossier #2381
SCANFactuur liftonderhoud
PDFNotulen AV 2025
CALLOproep eigenaar 3B
02 · Gekoppeld
Kennislaag
Residentie Zonnehof
Blok A–C · 48 kavels
Lift blok B staat stil, gemeld door App. 3B
OproepE‑mailDossierOnderhoudscontract loopt tot 2027
FactuurNotulen AVLiftkosten enkel voor blok B
Basisakte p. 14
7 bronnen · één geheugen
03 · Overal beschikbaar
Chat
E‑mail
Opstellen
Telefoon
Chatagent
Vraag het gewoon. Met bron.
Uw team stelt een vraag zoals aan een collega. Carine doorzoekt basisakten, reglementen, dossiers en e‑mails, en antwoordt met de exacte passage erbij.
- ✓Antwoord in seconden, met pagina en passage
- ✓Werkt op documenten, uw syndicsoftware én mailbox tegelijk
- ✓Voeg een factuur, plan of scan toe en stel er meteen vragen over
Residentie ZonnehofWie betaalt de herstelling van de lift na de storing van vorige week - de VME of de aannemer?
Gebouw opgezochtResidentie Zonnehof
Documenten doorzocht4 bronnen
CRM-gegevens bevraagdDossier #2481
Volgens het onderhoudscontract met Liftservice NV (art. 4.2) vallen herstellingen door normale slijtage onder het omniumcontract - de VME betaalt dus niets extra. Onderhoudscontract_Liftservice_2024.pdf
De storing van 14 maart werd geregistreerd als ‘stroomonderbreking’, wat expliciet als slijtage geldt. Dossier #2481
3 bronnen
zojuist
Stel een vervolgvraag…
Residentie Zonnehof
Emailagent
Het antwoord staat al klaar.
Een bewoner mailt. Carine herkent het gebouw en dossier, zoekt het op in uw kennislaag en zet een volledig antwoord klaar - met de juiste bijlagen. U leest na en verstuurt.
- ✓Rechtstreeks in uw mailbox of uw syndicsoftware
- ✓Vindt en voegt de juiste bronbestanden bij
- ✓U houdt altijd de laatste controle
Zoek berichten, gebouwen of contacten...Nieuw bericht
Vandaag (3)
MD
Carine klaar
Marie Declercq
Vraag over afrekening 2025
Beste, ik zie op mijn afrekening een kost ‘dakinspectie’ van €312…
09:41
Residentie ZonnehofLS
Liftservice NV
Interventieverslag lift blok B
In bijlage het verslag van de interventie van vandaag…
08:15
Residentie ZonnehofTP
Tom Peeters
Sleutel kelder - nog steeds kapot
Hallo, de sleutel van de kelderdeur werkt nog altijd niet…
Gisteren
Park Ter LindenVraag over afrekening 2025
Residentie Zonnehof
MD7 sep 202609:41
Marie Declercq
marie.declercq@gmail.comAan: info@uwkantoor.be
Beste, ik zie op mijn afrekening een kost ‘dakinspectie’ van €312. Was dit niet voorzien in het budget? Kan u dit toelichten? Mvg, Marie
UK
Uw kantoor
info@uwkantoor.beAan: marie.declercq@gmail.com
Concept van Carine
Beste mevrouw Declercq,
De dakinspectie werd goedgekeurd op de algemene vergadering van 12 juni 2025 (agendapunt 6) als bijkomende kost buiten het jaarbudget. Uw aandeel bedraagt €312 op basis van 1.560/15.000 aandelen.
In bijlage vindt u het verslag van de vergadering en de factuur. Aarzel niet ons te contacteren bij verdere vragen.
Bijlagen
Mee opgenomen in dit antwoordPDF
Verslag_AV_2025-06-12.pdf
PDF
Factuur_dakinspectie.pdf
Annuleren
BijvoegenCarineVerzenden
Documentagent
Brieven en verslagen, opgesteld op uw eigen templates.
Vraag om een brief, verslag of oproeping. Carine schrijft het document live in de editor ernaast - op uw eigen template, met de juiste gegevens uit notulen, dossiers en eigenaarslijsten. Bijsturen doet u gewoon verder in de chat of rechtstreeks in de tekst.
- ✓Opgesteld op uw eigen templates
- ✓Selecteer een passage en laat Carine ze herschrijven
- ✓Exporteer naar Word of PDF, sla op in het dossier of verstuur meteen per e-mail
Verbergen
Residentie ZonnehofStel een brief op aan alle eigenaars van Residentie Zonnehof over de gevelrenovatie die de AV van 3 september heeft goedgekeurd.
Template geladenBrief eigenaars
Notulen doorzochtAV 3 sep · punt 4
Eigenaarslijst opgehaald24 kavels
De brief staat klaar in de editor. Budget, verdeelsleutel en planning komen uit agendapunt 4 van de notulen. Notulen_BAV_2026-09-03.pdf
Voeg ook toe wanneer de eerste schijf wordt opgevraagd.
Document bijwerken
Wat zullen we schrijven?
Opstellen
Brief eigenaars - gevelrenovatie· Opgeslagen in Residentie Zonnehof
E-mail versturen
Plakken
Klembord
Times New Roman12A+A-abA
Lettertype
Uw kantoor
Erkend syndicus · info@uwkantoor.beGent, 10 september 2026
Aan alle eigenaarsVME Residentie ZonnehofZonnelaan 14, 9000 Gent
Betreft: gevelrenovatie - beslissing van de bijzondere algemene vergadering van 3 september 2026
Geachte eigenaar,
Op de bijzondere algemene vergadering van 3 september 2026 werd met 82% van de stemmen beslist om de voor- en achtergevel van Residentie Zonnehof te renoveren. De werken worden uitgevoerd door Gevelwerken Martens BV.
Het totale budget bedraagt € 186.400 (incl. btw) en wordt verdeeld volgens de aandelen in de gemeenschappelijke delen. De werken starten naar verwachting op 1 maart 2027 en duren ongeveer tien weken.
De eerste schijf van 50% wordt opgevraagd op 1 december 2026. U ontvangt hiervoor een afzonderlijke betalingsuitnodiging met het bedrag voor uw kavel
OpgeslagenPagina 1 van 2284 woordenNederlands (België)Residentie Zonnehof100%
Telefoonagent
Ze neemt op. En handelt af.
Carine neemt op wanneer u dat wenst: als uw lijnen bezet zijn of bij elke oproep. Ze weet meteen wie er belt, stelt de juiste vragen en zorgt dat het in orde komt. Ze maakt zelf het dossier aan en belt de leverancier, of verbindt door met de beheerder die het gebouw opvolgt.
- ✓Herkent de beller aan het nummer
- ✓Vraagt door tot het dossier volledig is
- ✓Belt zelf de juiste leverancier
MD
Marie DeclercqLive
+32 478 ** ** 21vandaag, 09:12·2m 14s
vandaag, 09:12Residentie ZonnehofEigenaar · App. 3B
Carine AI Samenvatting
- Lift in blok B staat sinds vanochtend stil op de derde verdieping.
- Niemand zit vast, geen noodsituatie.
- Liftservice NV gecontacteerd: interventie ingepland om 14:30.
Opvolging
Dossier aangemaakt: liftstoring blok B
Gekoppeld aan Residentie Zonnehof · gemeld door Marie Declercq
normaaltechnischBevestiging gemaild naar de bewoner
Interventie van Liftservice NV om 14:30 bevestigd.
e-mail
Uitgaande oproepen1
Liftservice NVBereiktETA: vandaag 14:30 · Ref. 8821309:15
0:422:14
Transcript
live transcript
Beller
De lift in blok B zit al de hele ochtend vast.
Carine
Dat is heel vervelend, laten we dat meteen samen bekijken. Zit er op dit moment iemand vast?
Beller
Nee, gelukkig niet. Hij staat stil op de derde verdieping.
OpgezochtGeen open liftdossier · liftfirma: Liftservice NV
Carine
Dank u. We maken een dossier aan en bellen meteen Liftservice NV.
Luister
Hoor Carine aan het werk.
Drie echte scenario's die Carine dagelijks afhandelt aan de telefoon. Druk op play - of bel haar zelf via de nummers bovenaan.
02Audio
Lekkage werken update en offerte
Loodgieter belt Carine met een update over de lekkagewerken. Carine vraagt een offerte aan.
03Audio
Vraag VME-voorzitter over een kost
De VME-voorzitter vraagt waarom een kost is aangerekend, denkende dat deze in het servicecontract inbegrepen was.
Resultaten
Wat het uw kantoor oplevert.
Wat syndici merken zodra ze Carine in dienst nemen.
Telefoons, mails en opzoekwerk die u niet meer zelf doet
Minder onderbrekingen, meer werk af.
Carine vangt de routine op: oproepen beantwoorden, antwoorden op bewonersmails klaarzetten met de juiste bijlagen, vragen over gebouwen en dossiers opzoeken en brieven en documenten opstellen. Uw team wordt minder onderbroken en houdt tijd over voor dossiers, inspecties en eigenaars.
Boek een demo minder telefoons, mails en opzoekwerk
Setup
Live in 3 weken, zonder IT-project.
Carine koppelt met wat u vandaag al gebruikt: uw syndicsoftware, uw fileserver en uw kantoorpakket (Microsoft 365, Google Workspace, …). U geeft ons toegang, wij doen de rest.
Carine verbonden
Synchroniseert veilig
Carine
- Syndicsoftware✓ Verbonden
- Documenten & bestanden✓ Verbonden
- Telefonie✓ Verbonden
- E‑mail✓ Verbonden
- Agenda✓ Verbonden
Syndicsoftware · Fileserver & NAS · Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams) · Google Workspace (Gmail, Drive, Agenda, Meet)
01
Eén kennismakingsgesprek
We nemen uw werking, uw regels en uw prioriteiten door. Meer input hebben we niet nodig.
02
U geeft toegang
Toegang tot uw syndicsoftware, uw fileserver en - als u dat wenst - de centrale kantoormailbox. Dat is het enige wat we van u vragen.
03
Wij doen de rest
Wij zetten de telefonie op, koppelen uw documenten, trainen Carine op uw dossiers en testen met realistische scenario's tot ze klaar is.
Veiligheid & controle
Uw data blijft van u.
Elke klant krijgt een eigen, afgeschermde omgeving: eigen database, eigen opslag, eigen kennisbasis, gehost in Europa. Elke actie van Carine wordt gelogd en is te controleren.
- End‑to‑end encryptie
- Gehost in de EU
- Eigen omgeving per klant
Guardrails
U bepaalt wat Carine mag.
Stel regels in voor triage, doorverbinden, interventies en toon. Onbekende bellers krijgen geen dossierinformatie. Gevoelige acties vragen eerst bevestiging.
Kantoorrichtlijnen
LiveGespreksregels
- Aan
Hallucinatie‑preventie
Antwoordt uitsluitend op basis van uw eigen documenten
- Aan
Onbekende bellers
Nooit dossier‑ of eigenaarsinformatie vrijgeven
- Aan
Verboden onderwerpen
Juridisch advies, betwistingen en uitzonderingen gaan naar uw team
- DoorverbindenBij prioriteit/uitzondering
- InterventieregelsVolgens beleid
- Taal en toonProfessioneel & vriendelijk
Met realtime monitoring en audit‑logs kan u elke interactie terugzien en waar nodig bijsturen. Geen hallucinaties: Carine blijft binnen de afgesproken kaders.
Contact
Klaar om Carine in dienst te nemen?
Een eerste kennismaking van 30 minuten: we overlopen hoe uw kantoor vandaag werkt, tonen u Carine in actie en bekijken samen wat een zinvolle volgende stap is.
Liever direct contact?
FAQ
Veelgestelde vragen
Alles wat syndici ons vragen voor ze starten.
Wij zijn een syndicus / property manager - is Carine voor ons bedoeld?
Ja. Carine is gebouwd voor vastgoedbeheer in België. Ze beantwoordt oproepen en e‑mails van bewoners en eigenaars, triëert serviceverzoeken, beantwoordt vragen over gebouwen en dossiers en stelt documenten op - volledig volgens uw processen.
Moeten we met alle agenten tegelijk starten?
Niet noodzakelijk - u kunt met één agent starten en de andere later toevoegen. In de praktijk zien we wel de beste resultaten wanneer alle agenten samen werken: telefoon, chat, e‑mail en documenten vangen elkaars werk op, zodat geen enkele vraag tussen de kanalen verloren gaat. Ze werken allemaal op dezelfde kennisbasis, dus elke extra agent is snel actief.
Waar haalt Carine haar antwoorden vandaan?
Uit uw eigen documenten (basisakten, reglementen, contracten, facturen), uw syndicsoftware (gebouwen, eigenaars, dossiers) en uw gekoppelde mailbox. Elk antwoord toont de gebruikte bronnen en passages.
Hoe werkt triage en dispatch van serviceverzoeken?
Carine stelt gerichte vragen (locatie, ernst, type probleem), controleert basisvoorwaarden en maakt een dossier aan in de software die u vandaag al gebruikt. Indien afgesproken belt ze zelf de leverancier en registreert ze de afgesproken interventietijd.
Hoeveel controle houden we over de inhoud?
Volledig. U beheert regels voor triage, doorverbinden, interventies en toon. Onbekende bellers krijgen nooit dossierinformatie, en gevoelige acties vragen eerst om bevestiging. Elke interactie is terug te lezen.
Is het veilig en GDPR‑conform?
Ja. Elke klant krijgt een eigen afgeschermde omgeving (eigen database en opslag), gehost in Europa. Alle data wordt versleuteld verwerkt en opgeslagen en elke actie wordt gelogd.
Blijft onze data van ons?
Ja. U blijft eigenaar van alles wat u ons toevertrouwt. Elk kantoor krijgt een eigen, afgeschermde omgeving: een eigen database, een eigen documentopslag en een eigen kennisbasis, gehost in Europa. Uw gegevens staan nooit in dezelfde database als die van een ander kantoor.
Leert Carine van onze documenten voor andere klanten?
Nee. De kennisbasis van uw kantoor wordt uitsluitend gebruikt om uw eigen vragen te beantwoorden. Er wordt nooit data gedeeld of overgedragen tussen klanten, en uw documenten, gesprekken en e-mails worden niet gebruikt om generieke AI-modellen te trainen.
Wie kan onze gegevens raadplegen?
Uw eigen team, volgens de rechten die u per medewerker instelt. Bij ons is de toegang beperkt tot wat strikt nodig is voor werking en support. Elke actie van Carine wordt gelogd, zodat u achteraf precies kan nagaan wat er gebeurd is.
Wat gebeurt er met onze data als we stoppen?
Die blijft van u. U kan op elk moment een export vragen van uw documenten en gegevens. Stopt u met Carine, dan verwijderen we uw volledige omgeving - database, documentopslag en kennisbasis - zonder kopieën achter te houden.
Hoe snel kunnen we live gaan?
Doorgaans binnen drie weken. U geeft ons toegang tot uw mailbox, uw bestanden en uw syndicsoftware; wij doen de configuratie van uw regels en routing, de telefonie‑setup en de koppelingen. We starten met een kick-offworkshop bij u op kantoor, en tijdens de proefperiode blijven we continu beschikbaar om zoveel mogelijk feedback ter plaatse op te halen. Carine is een co‑creatietraject: we bouwen het samen met uw team.